Bakgrunn og vurdering for vedtak:

Hitra kommune er opptatt av at dokumentasjon blir bevart, slik at dokumentene som angår kommunens drift og innbyggere blir trygt og sikkert bevart for ettertiden.

Hitra kommune er en liten kommune med ca. 5500 innbyggere og saksmengden er deretter. En gjennomgang og kassasjonsvurdering vil i liten grad påvirke mengden arkivmateriale, og vil ikke tjene kommunen noe særlig med tanke på lagring/kapasitet. Ressursene en slik prosess krever vil være langt større enn gevinstene er for en kommune av vår størrelse. Slik kan en bevaring av all dokumentasjon forsvares.

Etter møter med enhetsledere, IT-leder, kommunedirektør og arkivet er det full enighet om langtidsbevaring av kommunens dokumentasjon.

Vedtaket gjelder arkivmateriale som allerede er skapt og som skapes i fremtiden.

Hitra kommunes papirarkiv er deponert til IKA Trøndelag for oppbevaring, dette gjelder også avsluttede digitale arkiv.

Kommunens digitale arkivkjerner er for tiden Geomatikk, Elements Cloud og Visma arkiv ,som vi vil prøve å koble sammen.