Arkivplan for Hitra kommune

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Hitra kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:

Arkivplanen gir retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Hitra kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.

Arkivplanen skal bidra til at Hitra kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivloven §6 "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid"

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

* når en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel

* når det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel

* når en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet

* når råd/nemnder/styrer/utvalg blir lagt ned eller opprettet

* vesentlige endringer i kommunens delegeringsreglement

* når kommunale oppgaver blir overført til enheter utenfor kommunen

* når nye elektroniske systemer tas i bruk for lagring av informasjon

* når et system avsluttes

* når det skjer andre forandringer som har betydning for arkiv

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med de følger dette får for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.

Kommunedirektøren har arkivansvaret.

I kommunen er det kommunedirektøren som har det øverste arkivansvaret og vedkommende godkjenner den til enhver tid gjeldende arkivplan for virksomheten.

Godkjennelsen går ut på at kommunedirektør eller dens stedfortreder har sett og satt seg inn i hva arkivplanen er.

Det er arkivleder eller dens stedfortreder som har det daglige ansvaret for arkivet.

Arkivplanen arkiveres i kommunens sak/arkivsystem årlig, ved periodisering og ved store oppdateringer.

MÅLSETTING

1. Arkivet skal oppfattes som seriøst, med god kompetanse på eget fagområde.

2. Arkivet skal sikre at nødvendig informasjon/dokumentasjon styres til rette vedkommende gjennom tilgangsstyring som settes opp i administrator for systemene.

3. Informasjonen/dokumentasjonen skal være tilgjengelig som juridisk informasjon/dokumentasjon og historikk for fremtiden.

4. Det skal være åpenhet om hva som arkiveres og hvordan personvernet (GDPR) overholdes. 

5. Informasjonsfangst/dokumentsjonafangst gjøres fra alle elektroniske system som Hitra kommune benytter, også i papirform. Dog vil ikke all fangst være arkivverdig. Arkivet og saksbehandler vil sammen avgjøre hva som er arkivverdig og hva som kan kasseres. Bevarings- og kassasjonsplan brukes som hjelpemiddel her.