Ved nedetid i inntil 3 dager:

- papirdokument stemples med dato

- epost tas ut i papir og stemples med dato

- dokumentene legges så i fysiske mapper etter dato(stempel)

- ved hastesaker - ta kopi av dokumentet og lever til saksbehandler

- dokumentene oppbevares nedlåst hos post/arkiv-tjenesten

- saksbehandler gir tilbakemelding til avsender

Ved nedetid for fag/arkiv-system over 3 dager må det føres papirjournal.

Denne må inneholde følgende opplysninger:

* Nummerering (internt for gjenfinning)

* Dato mottatt

* Avsender 

* Mottaker

* Dato dokument

* Tittel dokument

* System (fag/arkiv-system)

* Saksbehandler

* Merknad (levert saksbehandler)

Ta kopi av dokumentet og lever kopien til saksbehandler. Originalen oppbevares i arkivboks forsvarlig (innelåst) hos post/arkiv-tjenesten.

Når systemet er tilgjengelig igjen, registreres dokumentene i sitt respektive system.

En perm med beskrivelsen og skjemaer er oppbevart i arkivskapet hos Servicetorget.