Daglige postrutiner
Journalføring
Arkivverdig post blir registrert i Elements Cloud samme dag de blir mottatt. For inngående post journalføres de samtidig som de registreres, for utgående post må arkivet journalføre i etterkant. Dette gjøres daglig. Papirdokumenter blir stemplet med dato, for elektronisk post kommer dette med automatisk.
Navn og tittel på dokument gjennomgås for å sikre at dokumentet kan gjenfinnes ved søk i Elements Cloud
Arkivverdig post til skole, barnehage, ppt og barnevern skannes på egen skanner, journalføres og fordeles i Visma Flyt skole, Visma barnehage, Visma Flyt PPT og Visma Familia. Merkantilt personale innen helse tar alt av skanning til Visma Profil. Merkantilt personale for oppvekst utfører dette for oppvekstenheten på lik linje med postmottak.
Det legges ikke ut offentlig postjournal fra disse systemene.
| Skanning Hitra kommune ved servicekontoret har egen skanner til skanning av A4 dokumenter. Dokumenter kan skannes opp til str A0 på kart/kopimaskin. Alle skannere skal være godkjent av IT-enheten. Det skal kun benyttes enkeltstående skannere eller flerfunksjonsmaskin (kopimaskin) som er direkte knyttet til fagsystemet/sak-arkivsystemet direkte i det lukkede nettet til Hitra kommune Mobiltelefon/nettbrett og andre mobile enheter skal IKKE brukes. Dette for å ivareta sikkerheten og kvaliteten til dokumentene i forhold til lokale og sentrale lover og retningslinjer. Arkivering Deretter blir dokumentene etterbehandlet i PixEdit, før de journalføres og legges inn i Elements Cloud. Kvalitetskontroll gjennomføres av alle dokumenter som blir skannet. Ved en slik kontroll sjekkes lesbarhet, skjerming, navn, riktig sak evt. ny sak, tittel, gjenfinnbarhet osv. Dokumentet ferdigstilles så, slik at saksbehandlerne får dokumentet elektronisk. I saker hvor det er dokumenter med sensitivt innhold, eks. diagnoser, legges hoveddokumentet som sladdet versjon og usladdet versjon som vedlegg. Papirutgaven makuleres så. All inngående dokumenter som blir mottatt på papir, blir fortløpende oppbevart fysisk på sentralarkivet i ett år. Deretter makuleres de. Avtaler/kontrakter oppbevares i papir i arkivskap hos Servicekontoret/Dokumentsenteret.
|
|
Utgående post.
Sending:
All utgående post sendes fra kommunens frankeringsmaskin. Enheter utenfor rådhuset som sender post, må selv skaffe frimerker og sørge for at posten blir sendt.
Pakker sendes via Post i Butikk eller med bud-/godsbil.
Er det post til andre enheter/institusjoner med posthylle på postrommet, legges posten direkte i vedkommendes posthylle.
Posten går ut fra Rådhuset senest kl. 14. Avleveres REMA1000 Fillan.
Rutine for epost: postmottak inn
Servicekontoret/Post/arkivsenteret som har ansvaret for kommunens epostmottak.
Postmottaket er åpent i Servicekontorets/Post/arkivsenteret åpningstid.
Epostene videresendes til mottaker, så fremt den ikke er arkivverdig. Da føres den inn i Elements Cloud, slik at saksbehandler får den opp i sin oversikt.
Epostadresser forandres til navn.
Reklame sendes mottaker eller slettes.
Invitasjoner til kurs/webinar/konferanser osv. videresendes så langt det er mulig.
Epost ut (saksbehandler)
Svar ut på epost skal arkiveres i Elements Cloud hvis den er arkivverdig.
Saksbehandler selv er ansvarlig for at eposten blir registrert med de rette metadata (navn, tittel, evt. gbnr osv). Alternativt kan den sendes til kommunens postmottak for journalføring.
SMS/MMS
Saksbehandlerne er selv ansvarlig for meldinger de mottar på sin tjenestetelefon (privattelefon) som kan regnes som dokumentasjon på vegne av Hitra kommune blir journalført i kommunens sak/arkiv-system.
Alternativ kan disse sendes til postmottak for føring.
Sosiale medier (Facebook, Instagram, SnapChat osv)
Kommunal saksbehandling skal IKKE under noen omstendigheter skje i sosiale medier!
Dokumentasjon som på vegne av Hitra kommune er arkivverdig, plikter enhver mottaker å få journalført i kommunens sak/arkiv-system.
Lydfiler
Arkiveres i kommunens sak/arkiv-system
Utlån/innsyn
Alt av papirarkiv og elektronisk arkiv som er deponert, må det kreves innsyn i hos IKA Trøndelag IKS.
Det vil kun bli utlevert kopier av arkivmateriale, aldri originale mapper/dokument. Mottaker er selv ansvarlig for at dokumentene ikke kommer på avveie og for makulering.
Publikum kan selv ta kontakt med IKA Trøndelag IKS for innsyn.
Det er Post/arkivsenteret som skal foreta behandlingen av innsyn. Hjelp fra saksbehandler må påregnes.
Arkivleder innehar lisens for sladding av metadata hvis aktuelt.
Postliste - kontroll
Hver morgen gjennomgås forrige dags automatiske genererte postliste før den legges ut på kommunens hjemmeside.
Her sjekkes det at sakene er skjermet riktig, har riktig klassifisering, at overskrifter er riktige, rett mottaker osv. Dette er siste kvalitetssjekk før listen går ut på hjemmesiden. Vi har muligheten til å gjøre forandringer i etterkant, men dette er en krevende prosess.
Oversikt over når dokumenter fulltekstpubliseres i innsynsløsningen (postliste):
| Postlista for : ↓
|
Mandag
|
Tirsdag
|
Onsdag
|
Torsdag
|
Fredag
|
| Mandag kommer på:
|
→
|
→
|
→
|
Torsdag
|
|
| Tirsdag kommer på:
|
→
|
→
|
→
|
→
|
Fredag
|
| Onsdag kommer på:
|
Mandag
|
|
|
|
|
| Torsdag kommer på:
|
→
|
Tirsdag
|
|
|
|
| Fredag kommer på:
|
→
|
→
|
Onsdag
|
|
|
Postmottak:
Sentralt arkiv har ansvaret for mottak av elektroniske skjema i importsentralen i sak/arkivsystemet (Elements Cloud) og fagsystemene (Visma Flyt Skole, Visma Flyt bhg).
Sentralt arkiv har ansvaret for mottak av digital post mottatt i AltInn. Fagleder arkiv, fagleder IT og kommunalsjef KOMM/Beredskap har tilgang til å laste ned feilede sendinger i KS FIKS SvarInn og AltInn.
Post til hitra kommune som kommer inn digitalt via SvarInn eller AltInn, kommer inn til en fordelingssak i sak/arkivsystemet. Journalpostene flyttes til riktig sak/evt. ny sak i Elements Cloud.
For journalposter som ikke skal behandles i Elements Cloud, skrives den ut og legges til enhet/avdelingen som skal ha den.
Andre oppgaver
Telefon og kundemottak.
Reservasjon av kommunale biler for de som ikke har tilgang til dette selv.
Reservasjon av møterom for de som ikke har tilgang til dette selv.
Journalføring av dokumenter: inngående/utgående/notat i Elements Cloud.
Restansesjekk pr. saksbehandler i Elements Cloud.
Avslutning av saker i Elements Cloud.
Opplæring/intern service til ansatte i Hitra kommune
Valg
Vigsel
Salgs- og skjenkebevilling
Attestasjon av faktura
Div. bestillinger (audiograf/blomster/rekvisita osv.)
