Følgende rutine gjelder for Hitra kommune:

• Anbudsutlysningen skrives som utgående dokument i Elements Cloud, og så sendt til Doffin for utlysing
•  
• Kopi av kunngjøringen (slik den ligger i Doffin) legges inn i Elements CLoud som vedlegg til utgående dokument.
•  
• Anbud som kommer inn til kommunen skal ikke åpnes før anbudsfristen er ute!
•  
• Når anbud kommer inn skal konvolutten stemples med dato og klokkeslett, og signeres av den som tar imot dokumentet.
•  
• Dersom anbud kjem på e-post, skal de avvises (gjeld alle anbud over kr. 500.000. På anbud under 500.000, kan det om konkurransegrunnlaget åpner for det, leveres tilbud på e-post. Tilbudet skal i så fall skrives ut, så langt det er mulig, og legges i lukket konvolutt. Disse blir håndtert på samme måte som innkommende på papir. Alternativt kan tilbudet lastes ned på «minnepinne», for så å håndteres på samme måte som innkommende i papir.
•  
• Tilbudene blir oppbevart nedlåst i skap hos Servicekontor til åpning.
•  
• Når fristen er ute får saksbehandler de uåpnede anbudene, som blir åpnet sammen med minst et vitne.
•  
• Det skal føres protokoll som skal være et dokument i saken. Hitra kommune benytter Mercell som verktøy i denne prosessen. Protokoll genereres fra denne og legges inn i Elements Cloud.
•  
• Saksdokumentene og protokollen skal være unntatt offentlighet etter Offentleglova § 23 tredje ledd fram til tilbyder er bestemt.
•  
• Etter at tilbyder er bestemt er dokumentene OFFENTLIGE, med mindre de inneholder taushetsbelagte opplysninger i medhold av lov.
•  
• Etter åpning får arkivtjenesten dokumentene tilbake for skanning og kontroll av journalførte opplysninger.
•  
• Når anbudsvinner er valt skal det sendes ut brev til alle tilbyderne med en forklaring/grunn på hvorfor de ikke fikk kontrakten.
•  
• Brevet skal skrives i Elements Cloud. Det skal i brevet gis en klagefrist på minst 10 dager (gjeld anbud over kr. 500.000).
• Kontrakt kan tidligst signeres 10 dager etter at de tapende tilbyderne har fått skriftlig forklaring/grunn for valget.
•  
• Avtale med tilbyder skal registreres som utgående dokument i Elements Cloud med avtale som skal returneres i signert stand.
•  
• Alle avtaler skal oppbevares i avtalearkivet.
•  
• Dersom leverandør har utarbeidd kontrakt med sin signatur, skal denne registreres som et inngående dokument, og etter signatur av kommune, som et utgående.