Retten til allment innsyn
Hovedregelen i Offentleglova er at kommunens dokumenter, journaler og lignende registre er åpne for allment innsyn. Særlover kommer til anvendelse foran Offentleglova.
Dersom noe skal unntas må det foreligge en hjemmel/unntaksbestemmelse som gir adgang til å unnta, jf. Offentleglova § 3. Unntaksbestemmelsene fremkommer i kapittel 3 i Offentleglova.
Hjemlene skiller mellom
- Om det skal eller om det kan gjøres unntak fra hovedregelen om allment innsyn, og
- Om unntaket gjelder for
- Kun opplysninger i et dokument
- Deler av et dokument, eller
- Hele dokumentet
Offentleglova § 13 om taushetsplikt er for eksempel en hjemmel som sier at taushetsbelagte opplysninger skal unntas fra innsyn. Motsatt åpner Offentleglova § 14 om interne dokumenter for at det kan gjøres unntak for hele dokumentet.
Det er svært viktig å være oppmerksom på hva hjemmelen du vurderer å bruke gir mulighet til.
Merinnsyn
Sandnes kommune praktiserer merinnsyn jf. Offentleglova § 11. Det betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens dokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der loven gir en mulighet for unntak.
Retningslinjer for offentlighetsvurdering
Det finnes ingen fasit på hva som skal eller kan unntas. Dette må derfor vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. I en slik vurdering er det viktig å tenke på følgende:
- Ivaretas formålet med Offentleglova, som er å sikre demokrati, kontroll og rettsikkerhet. jf. Offentleglova § 1?
- Innsynsretten skal ta hensyn til kommunen som en informasjonsbank og bidra til at tilliten til kommunen opprettholdes. Ivaretas dette?
- Vil allmennheten ha en interesse i at dokumentet er offentlig?
- Er det et reelt og saklig behov for å unnta?
- Foreligger det en klar og tydelig hjemmel for å unnta, og i så fall hva gir hjemmelen adgang til å unnta?
- Hva er hensikten med hjemmelen?
- Vil innsyn medføre en eller annen form for skade for
- Private interesse, herunder
- En persons (innbygger eller ansatt) krav på personvern
- Vern om privatlivets fred
- Privat næring og konkurranseevne
- Offentlige interesser, herunder
- Kommunens personalforvaltning
- Kommunens konkurranseevner
- Kommunens kontroll- og reguleringstiltak
- Kriminelle handlinger utført på bakgrunn av informasjonen det er gitt innsyn
- Vern av beslutningsprosesser, herunder
- Organinterne dokumenter
- Dokumenter innhentet til hjelp i saksbehandlingen
- Veier disse skadevirkningene tyngre enn offentlighetens rett til innsyn?
Punktlisten ovenfor er på ingen måte uttømmende.
NB: Det er aldri anledning til å unnta et dokument av bekvemmelighetshensyn.
Nederst finner du en oversikt over aktuelle hjemler som benyttes når et dokument eller en sak skal unntas offentligheten.
Eksempler på offentlighetsvurderinger
Offentleglova § 26 åpner for å unnta fødselsnummer. Siden Offentleglova krever at det vurderes merinnsyn må allmennhetens interesse for innsyn avveies mot den skade som et innsyn kan gi.
Formålet med unntaket er å unngå at fødselsnummeret blir misbrukt til for eksempel identitetstyveri. Formålet med loven er å sikre demokrati, kontroll og rettsikkerhet. Det er nok tvilsomt at tilgang til fødselsnummeret gi mer innsikt i forvaltningens myndighetsutøvelse, eller være med på å sikre et åpnere samfunn. Her vil skaden som den enkelte blir påført i de aller fleste tilfellene veie tyngre enn formålet med loven
Offentleglova § 14 åpner for å unnta interne dokumenter. Dersom det skrives et internt notat om vedlikehold av en kommunal skole etter funn av mugg i flere av klasserommene, er det mulig å unnta dette etter § 14. Ved vurdering av merinnsyn må det ses på
- Allmennhetens interesse
- Mugg kan gi helseplager for lærere og elever
- Eventuell skade som innsynet medfører
- Det kan bli reaksjoner fra både media og foreldre som vil presse på for at det igangsettes vedlikeholdsarbeid så fort som mulig
Innsyn i dokumentet vil i stor grad imøtekomme formålet med Offentleglova, og dette veier tyngre enn et eventuelt ubehag som følge av reaksjoner fra media og foreldre.
Skjerming av dokumenter i saksbehandlingen
Det er saksbehandlers ansvar å kontrollere at innkommende og utgående dokumenter avskjermes dersom det er hjemmel for dette.
Hjemler som påføres innkommende dokumenter er forslag fra Servicetorget sin side. Servicetorget leser ikke gjennom hele dokumentet. Det må saksbehandler selv gjøre og eventuelt korrigere påførte hjemler dersom dette er feil.
Ta kontakt med Servicetorget eller arkivleder dersom du lurer på noe.
Begrepsavklaringer
BEGREP
|
FORKLARING
|
| Arkivtjeneste
|
Servicetorget er en felles arkivtjeneste for enheter knyttet opp mot sentralt saksarkiv. Helse og oppvekst benytter Visma som fagsystem for pasienter, klienter og elever/barn, denne innehar egen arkivkjerne (Visma Samhandling Arkiv). Det er kun IKT Helse, Saksbehandler oppvekst og arkivleder som har tilgang til denne arkivkjernen.
|
| Arkivdokument
|
Et arkivdokument er et dokument som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon for enheten. Dersom dokumentet faller inn under reglene for arkivbegrensning er det ikke arkivverdig. Arkivverdige dokumenter skal journalføres/registreres i aktuell sak.
|
| Arkivverdig
|
Vurdering om et dokument (se egen definisjon nedenfor) skal arkiveres eller ikke. Arkivverdige dokumenter er dokumenter som enten er gjenstand for saksbehandling eller som på annen måte kan ha verdi som dokumentasjon. For å slå fast om noe har verdi som dokumentasjon kan man stille følgende spørsmål:
- Har jeg behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
- Har noen andre behov for å finne tilbake til dette dokumentet ved en senere anledning?
- Er det viktig at offentligheten får tilgang til dokumentet?
- Vil kommunen ha et forretningsmessig behov for å lagre informasjonen?
- Finnes det lover, forskrifter eller andre juridiske retningslinjer som pålegger lagring?
- Kan det komme erstatningskrav til kommunen om disse sakene i etterkant?
|
| Avskrive
|
Å avskrive et dokument betyr å «kvittere» for det i journalen (se egen definisjon) ved å forklare hvordan det ble behandlet. Et innkommende brev kan for eksempel besvares med et utgående. Det innkommende dokumentet vil da bli avskrevet med «brev ut». Et brev kan også avskrives med «til orientering», som er å anse som en bekreftelse på at dokumentet har blitt lest.
|
| Dokument
|
En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Et dokument kan derfor være et brev, en e-post, en SMS, en lyd- eller videofil, et notat, en samling av datafiler m.m.
|
| Intern skjerming
|
Intern skjerming utføres ved å legge begrensninger på tilgangen til deler av et arkiv slik at ikke alle Elements Cloud brukere har mulighet til å se innholdet i dette arkivet. Kun ansatte med et saklig behov skal ha tilgang til for eksempel en barnevernsmappe.
|
| Journal/ postjournal
|
Register over saksdokumenter (se egen definisjon) som behandles i et organ.
|
| Journalføring
|
Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.
|
| Kopibok
|
Kronologisk oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i en enhet.
|
| Offentlig journal
|
En journal er en oversikt over inn- og utgående dokumenter. Elements Cloud ivaretar funksjonen som journal. Offentlig journal gir publikum anledning til å følge med på kommunens inn- og utgående dokumenter. Denne tjenesten gjør det enkelt å søke om innsyn i dokumenter og saker som behandles i kommunen.
|
| Passivt arkiv
|
Arkivmateriale som er tatt ut av dagligarkivet fordi det ikke lenger er i bruk. Forskjellen på passivt arkiv og avsluttet arkiv er at det passive materialet kan føres tilbake til dagligarkivet dersom det er aktivitet i det innenfor en gitt tidsintervall. Lengden på tidsintervallet fastsettes i den enkelte rutine for det aktuelle arkivet. Dersom det ikke er noen aktivitet innenfor tidsintervallet, kan arkivet avsluttes og overføres til arkivdepot på Rådhuset eller Interkommunalt arkiv etter egne rutiner. Passivt arkiv er aktuelt for arkivserier ordnet etter objekter, som f.eks. fødselsdato, navn eller gårds-/bruksnummer.
|
| Protokoll
|
Innbundet bok bestående av arkivdokumenter som samles i egen serie, for eksempel manuelle journaler og kopibøker. I elektroniske system (Elements Cloud) lages det elektroniske protokoller ved møter.
|
| Restansekontroll
|
Restansekontroll er en lovpålagt oppgave som skal sikre at alle innkommende dokumenter blir behandlet av kommunen
|
| Restanseliste
|
Restanseliste er en oversikt over innkommende dokumenter som ikke er behandlet. For at restanselisten skal gi et realistisk bilde er det viktig at innkommende dokumenter
- Besvares med «brev ut», «epost ut», «internt notat/epost med oppfølging» eller
- Avskrives med «tatt til orientering» eller «besvart pr. tlf»
|
| Sak
|
Saker brukes for å gruppere dokumenter på emne, som for eksempel personalmappe, barnemappe, elevmappe, generelle henvendelser m.m.
|
| Saksbehandler
|
Den person i enheten som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.
|
| Saksdokument:
|
Et saksdokument er et dokument som er kommet inn til eller produsert av en enhet som del av en saksbehandling.
|
| Sensitive opplysninger
|
Dokumentasjon som inneholder opplysninger som faller inn under taushetsplikten.
|
| Tilgangsgrupper i sak-/arkivsystem
|
Benyttes internt blant brukere av et sak-/arkivsystem for å begrense tilgangen til dokumenter med sensitiv informasjon . En tilgangsgruppe er en forhåndsdefinert gruppe som får tilgang til gitte dokumenter i kraft av sin stilling/funksjon.
|
|
Aktuelle lovhjemler som benyttes når dokumenter eller saker vurderes å være unntatt offentligheten
| Type sak
|
Paragrafer
|
Lovtekst
|
| Personlige forhold
|
Offl. § 13, fvl. § 13.1
|
Unntak for noens personlige forhold
|
| Drifts-, eller forretningsforhold
|
Offl. § 13, fvl. § 13.2
|
Unntak for drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.
|
| Interne dokumenter utenfra
|
Offl. § 15
|
Interne dokumenter utenfra
|
| Organinterne dokumenter
|
Offl. § 14
|
Organinterne dokumenter
|
| Rettspleielovene
|
Offl. § 18
|
Saker som behandles etter rettspleielovene
|
| Økonomi-, lønns- eller personalforvaltning
|
Offl. § 23.1
|
Av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organs økonomi-, lønns- eller personalforvaltning
|
| Økonomiske rammeavtaler
|
Offl. § 23.2
|
Av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet
|
| Rikets sikkerhet
|
Offl. § 24
|
Dokument som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade rikets sikkerhet, landets forsvar eller forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner
|
| Offentlige kontroll- eller reguleringstiltak
|
Offl. § 24.1
|
Fordi offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller forbud, eller medføre fare for at de ikke kan gjennomføres
|
| Lovovertredelse
|
Offl. § 24.2
|
Anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse
|
| Opplysningene som kan lette utføring av straffbare handling
|
Offl. § 24.3
|
Unntak der opplysningene vil lette utføring av straffbare handling
|
| Ansettelsessak
|
Offl. § 25
|
Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. NB: Unntaket gjelder ikke søkerliste. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette
|
| Besvarelser
|
Offl. § 26.1
|
Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse e.l.
|
| Utsatt offentlighet
|
Offl. § 5
|
Utsatt offentlighet i særskilte tilfeller
|
