VURDERING AV BEVARING OG KASSASJON

Ansvaret for å vurdere bevaring eller kassasjon ligger hos fagleder arkiv.

På bakgrunn av bevarings- og kassasjonsplan, sentrale lover og forskrifter og godt samarbeid med deponi kan dette gjennomføres på en sikker måte.

PERIODISERING

Det er fagleder arkiv som i samarbeid med overordnet leder har bestemt at Hitra kommune skal periodisere ved hvert 4. år og at disse periodiseringsperiodene skal følge valgperiodene (stortingsvalg).

Ved overgang til nytt system før det skal periodiseres, skal basen avsluttes og uttrekk skal tas så snart som mulig. Uttrekket deponeres IKA Trøndelag IKS. NOARK/SIARD.

Det skal legges inn informasjon i arkivplanen om når gammelt system er gått ut og når nytt er tatt i bruk.

UTTREKK

Det er fagleder arkiv og fagleder IT som har ansvaret for uttrekk av avsluttede elektroniske systemer. Det kan være behov for å involvere evt. systemansvarlig for å sikre at viktig data blir med i uttrekket.

Det skal tas uttrekk så snart som mulig etter at systemet er avsluttet.

KONTAKT MED EKSTERNE AKTØRER

Alle fagledere og enhetsledere i Hitra kommune kan ta kontakt med eksterne aktører. Samarbeid på tvers av enheter og fag er en forutsetning for gode avtaler, både faglig og økonomisk.

Beslutninger med økonomisk konsekvens vil ofte måtte godkjennes på et høyere plan, eks. kommunalsjef.

Kontakt med allerede etablerte kontakter forestås av den som har opprettet kontakten på et tidligere tidspunkt.