I en krisetilstand er det spesielt viktig med gode dokumentasjonsrutiner. De avgjørelser som blir tatt vil kunne få stor betydning for enkeltpersoner, Hitra kommune, og øyregionen ellers. Vi må regne med at de avgjørelsene som tas kan bli gransket, både når krisen skal evalueres, og for å lære av situasjonene. For å kunne gjøre det, er det avgjørende at dokumentasjonen som skapes fanges opp og blir tatt vare på. Arkivets funksjoner må opprettholdes også i krisetid.
Ved strømbrudd skal journalføring (inn og ut) skje manuelt ved føring av journalister på papir (egne skjema).
Dokumentene stemples, metadata påføres og legges i en bunke som etterskannes i sak/arkivsystemet/Visma når strømmen kommer tilbake.
1. Vi må ha god oversikt over kommunikasjons-/samhandlingskanalene Hitra kommune bruker. Ikke alle kanaler er nødvendigvis egnet til å ta vare på dokumentasjon. Viktig å få kontroll på de løsningene som brukes, og den dokumentasjonen som skapes her.
Kommunikasjonsverktøy som brukes av Hitra kommune i krise er:
· Teams
* Beredskapssystemet, CIM
* Facebook
* SMS
* E-post
* Video/lydopptak
* Lokalavisa Hitra-Frøya
* Kommunens hjemmeside
' Eget telefonnummer (koronatelefon)
2. Vi skal ha en plan for arkivering av dokumentasjon fra «nye» kommunikasjons-/samhandlingskanaler.
Beredskapssjefen arkiverer referater, epost og generell info i ePhorte
Kommunen benytter samhandlingsløsninger som ikke har en integrasjon til ePhorte. Derfor et det viktig at dokumentasjonen arkiveres i ePhorte så snart som mulig.
Ikke all kommunikasjon lar seg konvertere eller arkivere pr dag dato.
3. Ansatte skal informeres om rutiner for arkivering.
Det sendes epost til ansatte om viktigheten av dokumentering og arkivering.
Hva som er god nok dokumentasjon vil alltid være en vurderingssak, og skal vurderes av saksbehandler – gjerne i samråd med arkiv.
4. Kriseledelsen
De avgjørelsene som tas av kriseledelsen skal dokumenteres. Dette er viktig av hensyn til rettsikkerhet og offentlighet. Det skal være mulig å granske/kontrollere de beslutningene som er tatt.
5. Det er bedre å arkivere for mye enn for lite. Vi skal ha fokus på arkiv, selv om det er mye annet som skjer i krisetid. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap trekker frem viktigheten av arkivering i sin oversikt over «Samfunnets kritiske funksjoner».
Arkivering fra hvert enkelt samhandlingsverktøy:
Teams
Teams forenkler informasjonsflyten og er nyttig som samhandlingsverktøy. Vi skal fortsatt arkivere dokumenter av betydning for saken i ePhorte. Hver enkelt er ansvarlig for at alle arkivverdige dokumenter blir arkivert.
Løses: Manuell utskrift og skannes inn i ePhorte.
Beredskapssystemet CIM
Helhetlig styringssystem for sikkerhet og beredskap. Ved avsluttet krise skal beredskapskoordinator opprette en egen sak (Beredskapslogger) for hendelsen i ePhorte, og overfører loggfilen som et dokument i saken. Det kan også være nødvendig og ta ut annen relevant dokumentasjon fra hendelsen for å sikre best mulig oversikt over situasjonen både internt og eksternt.
Facebook
Vi besvarer spørsmålene når vi får dem, fortrinnsvis innenfor kommunens åpningstid. Noen ganger kan vi ikke svare umiddelbart, da informeres det om at vi kommer tilbake med et svar så fort som mulig. Hvis vi mottar spørsmål som er en del av en saksbehandlingsprosess, spørsmål som omhandler personlige forhold eller på annen måte ikke hører hjemme på Facebook – opplyser vi om dette og forteller hvordan personen skal gå frem for å få spørsmålet sitt besvart.
Løses: Ta skjermbilde av kommunikasjonen med kommentarer og lagre skjermdump. Ved å trykke vis kommentarer vil også alle kommentarer bli med.
SMS
Dersom denne er viktig som dokumentasjon må SMS ivaretas.
Løses: Ta skjermbilde og send som vedlegg i e-post, dokumentet lastes inn i saken.
Epost
Dokumenter relatert til hendelsen i ePhorte journalføres fortløpende. Hver enkelt saksbehandler er ansvarlig for at alle arkivverdige dokumenter blir arkivert.
Løses: Overfør fra epost til ePhorte ved hjelp av «ePhorteknappen i outlook».
Video/Lydopptak
Når lyd- og videofiler skal arkiveres i ePhorte, skal disse konverteres til .avi eller .mp4 format og lastes opp i ePhorte
Lokalavisa Hitra-Frøya
Pressemeldinger og generell info kunngjøres i lokalavisa.
Løses: Arkiveres i ePhorte via epost eller som eksternt word-dokument.
Kommunens hjemmeside
De samme pressemeldingene og den samme generelle informasjonen bil også bli kunngjort på kommunens hjemmeside.
Løses: Er denne dokumentasjonen lagret i ePhorte fra før, skal den ikke lagres på nytt. Sjekk dette nøye før evt. arkivering.
Telefon
Dette er kun en opplysningstelefon som besvares av ansatte ved kommunen. Her gis veiledning videre til aktuelle instanser.
Ingen arkivering fra denne.
