Hitra kommune har et sentralt arkiv, lokalisert ved rådhuset på Fillan.
Arkivet er inndelt i forskjellige avdelinger/soner. Eks. skole, personal, landbruk osv....
Hitra kommune har elektronisk arkiv som hovedarkiv, men eldre arkiver er i papir. Dette gjelder også fagsystemer.
Alle henvendelser ang. arkiv rettes til arkivleder eller postmottaket som igjen tar kontakt med saksbehandler/rådmann for å se om vedkommende har innsynsrett.
Det er kun post/arkiv-personal eller dens stedfortreder som fører post.
Systemansvarlige eller "vanlige" saksbehandlere skal ikke føre post i saksbehandlingssystemet.
Dette for å unngå dobbeltføringer og feilføringer.
Post/arkiv-personalet har fått opplæring i EPHORTE og på frankeringsmaskina.
De er gitt spesielle tilganger i EPHORTE.
Post/arkiv-personalet i Hitra kommune
Arkivleder
Arkivar (også stedfortreder arkivleder)
Saksbehandler - Servicetorget
Stedfortreder post/arkiv-ansvarlig: Møtesekretær eller leder for post/arkiv
Kommunikasjonssjef er overordnet for arkivleder
Øverste leder for arkiv: Rådmann
FAGSYSTEMER
I fagsystemene er det leder/enhetsleder eller andre med gitte tillatelser som fører journaler.
Arkivlokaler
Hovedarkivet er lokalisert i kjelleren på rådhuset.
Her finnes også arkiv for emnearkiv, landbruk, eiendom, personal, økonomi, ppt, skole, barnehage, psykisk helse og møtebøker.
Hitra helsetun har et eldre pasientarkiv som er ryddet for deponering til IKA.
Enhetene utenfor rådhuset innehar et "arbeidsarkiv" som makuleres når de ikke lengere er aktuelle.
Inndeling av arkiv
I sak- og arkivsystemet som Hitra kommune bruker, EPHORTE, er inndelingen av arkiv slik:
Personalmapper, klientmapper, elevmapper, barnehagemapper, pasientjournaler og andre som omhandler personer er organisert etter fødselsdato.
Byggesaker tilknyttet gård og bruksnummer er organisert etter gnr og bnr.
Politiske saker er organisert etter K-koder (emne)
Standard saker er organisert etter K-koder (emne)
Økonomiske saker er organisert etter K-koder (emne)
Reguleringsplaner er organisert etter gnr og bnr
