Håndboka dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Hitra kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettinger:
- Håndboka skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og arkivering.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal være tilgjengelig for offentlig innsyn.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
Oppdatering av arkivplanen
Oppdatering av arkivplanen skal skje når:
* en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
* det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
* en kommunal enhet tar i bruk nytt datasystem for lagring av informasjon
* når en kommunal enhet blir lagt ned eller opprettet
* styrer/utvalg blir lagt ned eller opprettet
* vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
* kommunale oppgaver blir overført til enheter utenfor kommunen
* når nye elektroniske systemer tas i bruk
Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med de følger dette får for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet.
Rådmannen har arkivansvaret.
I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret og vedkommende godkjenner den til enhver tid gjeldende arkivplan for virksomheten.
Godkjennelsen går ut på at rådmannen eller dens stedfortreder har sett og satt seg inn i hva arkivplanen er.
Kommunereform
Hitra kommune skal som kjent fra 01.01.2020 slås sammen med deler av Snillfjord kommune.
Det er inngått av vertskommuneavtaler med Snillfjord kommunen. Dette gjelder i første omgang Helsestasjon og Bolig Sunde. Hitra kommune vil ha arkivansvaret for disse enhetene.
Hitra kommunes arkiv skal i sin helhet, både papir og elektronisk avleveres til IKA Trøndelag i forbindelse med kommunesammenslåingen. Etter samtale med IKA Trøndelag vil det ikke bli tatt uttrekk fra elektroniske databaser, men hele databaser vil bli deponert. Dette på grunn av kapasitetsproblemer hos depotet.
I forbindelse med kommunereformen vil ikke arkivplanen bli periodisert før alle avvik er lukket.
01.01.2020 vil det lages ny arkivplan for nye Hitra kommune.
Arkivplanen arkiveres i kommunens sak/arkivsystem ved periodisering og ved store oppdateringer.
